Administration und Infrastruktur

Allgemeine Dienste

Das Referat Allgemeine Dienste ist verantwortlich für alle Dienste des Hauses. Dazu zählen das Lager, die zentrale Warenannahme, die Poststelle und der Versand. Auch die Schlüssel- und Raumverwaltung, der Fuhrpark, der Wäschetausch sowie die Bewirtschaftung bei Veranstaltungen fallen in das Aufgabenspektrum des Referats.

Darüber hinaus organisiert es die internen und externen Transporte des Instituts und ist für die externen Dienstleister, wie Wachschutz, Energieversorger, Grünpflege, Winterdienst und Reinigung zuständig.

Die Stabsfunktionen des Brandschutz- und des Gefahrgutbeauftragten im DIfE werden ebenfalls von Mitarbeitern dieses Referats wahrgenommen.

Finanzen und Controlling

Das Referat Finanzen und Controlling koordiniert und überwacht die allgemeine Finanzlage des DIfE und führt das interne und externe Rechnungswesen sowie das Liquiditätsmanagement durch.

Zu den weiteren Aufgaben zählen insbesondere die Planung und Steuerung des institutionellen Haushalts als auch die administrative Bearbeitung und finanzielle Abwicklung aller Drittmittelprojekte und externer Förderungen.

Darüber hinaus ist das Referat für die Aufstellung von Monats- und Jahresabschlüssen sowie für sämtliche Steuerangelegenheiten des Instituts verantwortlich.

Informationstechnik

Das Referat Informationstechnik betreibt, überwacht und pflegt die komplette IT-Infrastruktur des DIfE und stellt die zuverlässige Verfügbarkeit der komplexen Anlagen in höchster Qualität sicher.

Damit schafft es die erforderlichen informationstechnischen Voraussetzungen für die wissenschaftlichen und administrativen Arbeiten, plant und koordiniert die stete Weiterentwicklung und ist verantwortlich für die Sicherheit der Daten und aller IT-Prozesse.

Darüber hinaus ist das Referat für die Betreuung komplexer betriebswirtschaftlicher Anwendersoftware und für die Archivierung von Daten zuständig.

Personal- und Sozialwesen

Das Referat Personal- und Sozialwesen ist für die Bearbeitung aller personalwirtschaftlichen Angelegenheiten am DIfE verantwortlich.

Dazu zählen insbesondere die Personalplanung und das Personalcontrolling, die Personalrekrutierung und Einstellung, die Stellenbewertung, die Personalsachbearbeitung, einschließlich Entgeltabrechnung, sowie das Berichtswesen.

Darüber hinaus ist das Referat für personalrechtliche Angelegenheiten und für die Aus- und Weiterbildung zuständig.

Planung / Bau

Das Referat Planung und Bau koordiniert und steuert die großen Neubau- und Sanierungsmaßnahmen am DIfE.

Dazu zählen insbesondere die nicht delegierbaren Bauherrnaufgaben, die Projektsteuerung der Maßnahmen, die Abstimmung mit externen Architektur- und Planungsbüros und bei Einzelmaßnahmen die Überwachung und Koordinierung der ausführenden Bauunternehmen.

Das Referat steht in direktem Kontakt mit den zuständigen Behörden und ist verantwortlich für die Budgetkontrolle. Es wirkt mit an Entwicklungsplänen und Sanierungsstrategien und erstellt Statistiken und Berichte für Baumaßnahmen.

Technik / Betrieb

Das Referat Technik/Betrieb ist verantwortlich für den 24/7-Betrieb der vielfältigen technischen Infrastruktur des Instituts, insbesondere für die Anlagen des Max-Rubner-Laboratoriums, der zentralen Tierhaltung am DIfE.

So stellt es die durchgehende Verfügbarkeit der gebäudetechnischen und labortechnischen Anlagen sicher und koordiniert alle Wartungs- und Reparaturarbeiten und plant den strategischen Ausbau.

Von der Planung, Entwicklung, Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Projektausführung, Inbetriebnahme, Abnahme, Zeichnung und Revisionen bis zur Übergabe an den Nutzer führt das Referat alle Arbeitsschritte in eigener Verantwortung durch.

Die Mitarbeiter verstehen sich als verlässliche Dienstleistungspartner der DIfE-Forschenden.

Zentrale Beschaffung / Vergabestelle

Das Referat Zentrale Beschaffung und Vergabestelle wickelt sämtliche Beschaffungsvorgänge am DIfE ab.

Es beschafft Investitions- und Verbrauchsgüter, bestellt Dienst- und Instandhaltungsleistungen und beauftragt die Wartung und Reparatur von Geräten und Anlagen. Entsprechende Verträge werden in einem Managementsystem geführt und überwacht.

Darüber hinaus ist das Referat für die Umsetzung von Vergaberegelungen, die Anpassung des Formularwesens für die Vergabeverfahren sowie für die umfassende Beratung der Fachbereiche zu Vergaberecht und -verfahren zuständig.

Das Referat führt sowohl nationale als auch europaweite Ausschreibungen für alle investiven Maßnahmen, einschließlich der Vergabe von Bauaufträgen, gemäß den aktuellen Vorschriften durch.